Det er altid dejligt med en travl arbejdsplads, hvor der er fart over feltet. Der er dog flere steder, hvor de oplever ikke at udnytte deres kapacitet til det fulde. Der opstår misforståelser og forsinkelser, der i sidste ende er tid og penge. Dette problem kan man komme til livs med et booking system.
Effektiv udnyttelse
Travle dage på jobbet kan absolut associeres med en positiv udvikling. Der er dog rundt i landet flere arbejdspladser, som oplever problemer med deres interne kommunikation og deres system. Dette har i mange tilfælde resulteret i møder af den ene eller anden slags har måtte aflyses eller udskydes. Problemer som disse kal undgås så vidt muligt, da det er en direkte negativ udvikling internt i en pågældende virksomhed. Man kan dog undgå dette ved at implementere et booking system, som fungerer optimalt.
Gennem investeringen og implementeringen i et velfungerende booking system, så vil man kunne effektivisere hele virksomheden udnyttelse. Det vil endvidere resultere i bedre samarbejde mellem afdelingerne i en virksomhed, hvis dette måtte være tilfældet. Det er dog ikke størrelsen på virksomheden, som har en betydning for disse problemer. Det kan ske for alle.
Fleksibel arbejdsplads
I et arbejdsmiljø, hvor et velfungerende booking system er implementeret, vil der opleves en langt mere fleksibelt arbejdsplads. I et givent tilfælde, hvor der kunne være arrangeret et møde med 4 personer i et lokale, hvor der er plads til 20 personer, så vil det skabe netop den negative udvikling. Her vil koordinering på tværs være langt mere håndgribelig og fleksibel med et booking system. Sekretærer og receptionister, som i mange tilfælde holder styr på aftaler og lignende, vil kunne administrere lokalerne og møderne.
Der er dog mange forskellige tiltag, som man kan implementere på samme tid med et nyt booking system, som vil gøre omstændighederne nemmere for medarbejdere såvel som gæster udefra. Her er listet nogle af de tiltag, som yderligere vil kunne effektivisere udnyttelsen
-
Mødelokale skilte
-
Booking af nødvendige ressourcer
-
Bestilling af catering og ydelser
For at gøre alle bookingprocesserne mere strømlindende, så vil man kunne implementere blandt andet bookingen af ressourcer. Her kan det være, at det givne møde kræver tilgang til en projekter, bil eller lignende for at møde kan føres ud i livet. Dette kan man blot booke inde i ens booking system, nemt og enkelt. Ligeledes hvis der er planlagt et længere møde, så vil mad og drikke være nødvendigt. Gennem bestilling af dette i booking system, så vil det være samlet et sted og ikke være skrevet på en lille seddel. Det er den optimale kapacitetsudnyttelse.
Byd dine gæster velkomne
Førstehåndsindtryk er vigtigt for at et velfungerende møde. Gæster eller partnere bliver dog ofte mødt af en travel receptionist eller en tom reception, der gør det vanskeligt at finde frem til, hvor man skal befinde sig. Gennem et booking system, så vil gæsteregistreringen også blive markant forbedret. Det vil være muligt selv at tjekke sig ind, samt gøre arbejdet for de hårdtarbejdende receptionisterne væsentlig nemmere.
